Использование материалов The-Challenger.ru (Челленджер) без разрешения редакции сайта запрещено.
Нас никто не учил правильно пользоваться электронной почтой, поэтому часто в ней образуются завалы из рекламных рассылок, а нужные письма теряются. The Challenger делится полезными советами о том, как разобрать почтовый ящик и поддерживать в нём порядок.
Как разобрать электронную почту
Заархивируйте письма
Если у вас накопились сотни или тысячи непрочитанных писем, оптимальный вариант — начать с архивации. Найдите кнопку «Выделить всё» и переместите входящие письма в архив. Таким образом вы освободите ваш инбокс, не удаляя письма, среди которых может быть что-то важное.
Фото: unsplash.com
Используйте свободное время
Когда стоите в очереди, едете в метро, ждёте курьера — сортируйте заархивированные письма вместо того, чтобы скроллить соцсети. В этом поможет смартфон и приложение вашего почтового клиента.
Бесполезные рассылки сразу удаляйте, письма с нужной информацией перенесите в папку «Посмотреть позже» или «Важное». Если попалось личное письмо, отправленное давно, узнайте в ответном письме, актуален ли запрос. Для этого сделайте шаблон без конкретных имён и просто копируйте его.
Измените подход к обработке входящих писем
Когда во «Входящих» наконец будет пусто, важно не захламить эте папку вновь. Создайте несколько папок и складывайте в них приходящие письма, которые нужно обработать: «Ответить», «Интересные ссылки», «Онлайн-курс» и так далее. Из названия папки должно быть понятно, что в ней находится.
Перемещайте информацию в ежедневник
Многие пытаются превратить почтовый ящик в to-do list. Из-за этого возникает путаница, когда писем становится много. Если в письме приходит задачка от коллеги, просьба от друга или что-либо, требующее ваших действий, сразу записывайте это в список задач — электронный или бумажный, которым вы пользуетесь каждый день.
Отписывайтесь от рассылок
На почту приходит огромное количество рекламных рассылок. Они есть почти у любой компании — читать каждую физически невозможно, да и просто бессмысленно. Если новое входящее письмо относится к неинтересной вам рассылке, скролльте до конца письма и жмите «Отписаться» или Unsubscribe. Это значительно уменьшит количество получаемых писем.
Не отмечайте нормальную рассылку как «Спам». Так система может маркировать эти письма как спам у других пользователей, которым рассылка, возможно, полезна.
Фото: unsplash.com
Как упростить жизнь себе и другим
Всегда пишите актуальную тему письма
«Без темы» и десяток fwd в заголовке вводят получателя в ступор. Правильно указанная тема письма значительно упростит ответ. Сразу понятно, по какому вопросу вам пишут, и вы сразу понимаете, что нужно ответить.
Разбирайте почту каждый день
Наверняка рабочая почта у вас находится в большем порядке, чем личная. Оно и понятно: каждое деловое письмо влияет на рабочий процесс и ваш успех. В личный же ящик многие из нас заглядывают раз в неделю, а то и реже, когда там накопилась уже пара десятков (или больше) писем. Оптимальный способ поддерживать инбокс пустым — разбирать почту ежедневно. Например, заведите привычку в конце рабочего дня переключаться на личный почтовый клиент и проводить «ревизию»: на какие письма надо ответить, а какие можно просто отметить как прочитанные или отложить на потом.
Расскажите, как лучше с вами связываться
Сегодня многим удобнее быстро связаться в телеграме, чем писать электронное письмо. Если вы редко заходите в почту, не давайте её как способ связи с вами. Просите звонить или писать в мессенджеры, если что-то понадобится. Так меньше риска пропустить важную информацию или интересное предложение.
Фото: unsplash.com
Отключите уведомления
Мы все работаем в разном графике и с разным количеством задач. Поставьте себе цель: проверять почту один раз в день, два или три — выбирайте удобный график. Почему это важно? Постоянно приходящие письма сильно отвлекают от актуальных задач и могут снижать продуктивность. Заполненный уведомлениями экран блокировки в смартфоне создаёт иллюзию завала, хотя на самом деле вам могут приходить рекламные рассылки или уведомления из соцсетей.
Не проверяйте почту пассивно
Возьмите за правило заходить в почту только тогда, когда вы готовы отвечать на письма и сортировать входящие. Просто так читать имейлы и закрывать их, не предпринимая ничего, — трата времени.