Использование материалов The-Challenger.ru (Челленджер) без разрешения редакции сайта запрещено.
Диджитал-пространство стало неотъемлемой частью нашей повседневной и деловой жизни. Общение в Интернете больше не ограничивается отправкой писем и чатами с друзьями. Теперь это видеосовещания, пресс-конференции в режиме онлайн и даже праздники по Zoom. Какие правила нужно соблюдать во время общения в Сети? The Challenger разбирался в вопросе вместе с экспертом, консультантом по современному этикету и деловому протоколу Татьяной Барановой.
В основе цифрового этикета — те же принципы, которые принято соблюдать при общении офлайн. В Интернете приветствуется вежливость, чувство такта и умение поддержать приятный разговор на заданную тему. Отправляя письмо или сообщение, не забывайте о том, что вы строите коммуникацию с людьми — даже если не видите их сейчас. Что допустимо при общении онлайн, а чего следует избегать? В этом материале мы расскажем, как правильно написать деловое письмо, как вести себя в социальных сетях и оставаться вежливым во время звонков в Zoom.
Как написать деловое письмо: 6 главных правил
Во многих компаниях переписка по email — главный способ коммуникации. От того, как вы составите письмо, будет зависеть, поймёт ли вас собеседник и насколько эффективной окажется ваша работа. Что учесть при написании email?
- Чётко обозначьте тему письма. Важно, чтобы адресат, даже не открыв ваше сообщение, понял, о чём пойдёт речь в послании.
Фото: shutterstock.com
- Всегда начинайте письмо с приветствия. Если вы не знаете, в какое время адресат прочитает ваше сообщение, начать лучше с нейтрального «Здравствуйте». Фраза «Доброго времени суток» многих раздражает, да и формальным такое приветствие не назовёшь.
Татьяна Баранова
эксперт по практическому этикету
— Чтобы успокоить тех, кого раздражает приветствие «Доброго времени суток», хочу заметить, что собеседник всё же планировал проявить вежливость — поздоровался как мог. Было бы хуже, если бы он вообще проигнорировал приветствие и сразу перешёл к делу. Думаю, в некоторых случаях благородный порыв важнее результата.
- Перед отправкой внимательно прочитайте текст, чтобы исключить ошибки и досадные опечатки, многие из которых возникают из-за автозамены.
- Выбирайте удобный шрифт. В деловой переписке избегайте смайликов и цветовых выделений. Чтобы отметить важную информацию, воспользуйтесь функцией подчёркивания.
- Не забудьте в конце поставить подпись. Если требуется, укажите также должность и номер телефона, по которому с вами можно оперативно связаться.
Татьяна Баранова
эксперт по практическому этикету
— Из подписи должно быть ясно, как обращаться к отправителю в ответном письме. Подпись «Иванов А. И.» оставляет слишком широкий спектр вариантов. Особенно это важно, если вы впервые отправляете письмо адресату.
- Старайтесь отправлять деловые письма в рабочее время, при этом не забывайте про разные часовые пояса. При необходимости воспользуйтесь функцией отложенной отправки письма. Несмотря на то что с переходом многих сотрудников на фриланс и удалёнку границы рабочего дня стёрлись, email, пришедший в 3 часа утра 1 января, вызывает как минимум недоумение.
Как оставаться вежливым в социальных сетях и мессенджерах: 7 базовых принципов
Сегодня мы используем социальные сети и мессенджеры как для неформального, так и для делового общения. Вне зависимости от целей принципы коммуникации одинаковы.
Татьяна Баранова
эксперт по практическому этикету
— Все наши действия в онлайн-пространстве так или иначе формируют нашу цифровую репутацию. Не секрет, что сегодня соцсети и активность в Интернете конкретного человека просматривают и при приёме на работу, и даже при выдаче визы. Наши поступки фиксируются и остаются в Интернете навсегда, поэтому важно осознанно относиться к ведению аккаунтов в социальных сетях. Полностью избавиться от постыдных промахов и необдуманных комментариев или постов будет очень нелегко.
- Оставляя комментарий под чьей-то записью, помните, что её прочитает не только владелец страницы, но и ваши общие друзья, а также (вероятно) незнакомые люди. Подумайте, насколько уместно то, что вы собираетесь написать, не навредит ли это вашей репутации или репутации автора поста. Избегайте компрометирующих выражений и нецензурной брани. Всё это может быть использовано против вас. Даже если вы вступаете в полемику, будьте вежливы и корректны.
- Добавляя человека в друзья в социальной сети, напишите ему короткое сопроводительное сообщение, чтобы поприветствовать и рассказать, кто вы и чем занимаетесь. Некоторые пользователи игнорируют запросы от незнакомцев — и имеют на это полное право.
- Следите за временем. Если вы хотите написать малознакомому человеку и видите, что он онлайн поздно вечером, лучше набраться терпения и дождаться утра. То, что человек находится в Сети, ещё не означает, что он готов общаться по работе в своё свободное время.
- Не отправляйте незнакомым людям голосовые сообщения в мессенджерах. Есть вероятность, что вас добавят в чёрный список вместе с вашим посланием. Лучше изложите свою мысль письменно. Любителям голосовых сообщений следует интересоваться, удобно ли собеседнику именно сейчас послушать то, что ему наговорили, ведь такая возможность бывает не всегда. Это актуально как для делового, так и для личного общения.
- Ни с кем не делитесь информацией с закрытых страниц друзей. Если вам доступен какой-то пост, это значит, что автор вам доверяет. Не стоит делиться чужим контентом с посторонними людьми, это нетактично по отношению к автору поста.
Татьяна Баранова
эксперт по практическому этикету
— Отправка скриншотов чужой переписки считается моветоном. Даже если клиент написал вам личное сообщение с хвалебным отзывом о вашей работе, уточните у него, можно ли опубликовать эту информацию, и при публикации напишите: «С разрешения заказчика делюсь с вами…»
Фото: shutterstock.com
- Ваша страница в соцсетях — ваша территория, но надо помнить о том, что некоторые публикации здесь всё-таки неуместны. Например, фотографии эротического или интимного характера. Бесконечный спам (размещение нескольких постов в день) тоже может раздражающе действовать на аудиторию. Так что даже если вы не претендуете на звание блогера, всё равно старайтесь планировать ваши публикации.
- Не оставляйте сообщения без ответа. Даже если предложение вам не интересно, вежливо поблагодарите человека, который его направил.
Татьяна Баранова
эксперт по практическому этикету
— Это не просто вежливо, но ещё и очень удобно. Дело в том, что человек, не получивший ответ на своё сообщение, будет думать, что текст просто не дошёл до получателя или его не заметили. Так что если хотите уберечь себя от назойливых сообщений и звонков в духе «Ну что, получилось ознакомиться с нашим предложением?», лучше сразу дать понять, какая у вас позиция по этому вопросу, и корректно закрыть тему.
Как соблюдать цифровой этикет во время видеозвонков по Zoom: 5 правил
За последний год Zoom стал важным инструментом для общения в Интернете. Именно туда из офлайн переместились наши рабочие совещания, лекции, конференции и даже вечеринки. Что важно помнить, общаясь при помощи этой программы?
- Берегите время ваших коллег, друзей и партнёров. Если вам предстоит выступить на zoom-конференции или совещании, спланируйте свою речь. Постарайтесь говорить чётко, ясно и по делу, не отступая от заданной темы.
- Если на вашей видеовстрече присутствует много коллег, отключайте микрофон и видео, когда выступает кто-то другой. Посторонние шумы и звукоряд могут сбивать говорящего и отвлекать других участников совещания.
Татьяна Баранова
эксперт по практическому этикету
— Помимо пользования микрофоном желательно заранее уточнить и необходимость включения видеокамеры. Если, например, запланировано онлайн-собеседование, важно, чтобы все участники видели друг друга (или принесли извинения по поводу того, что не получается включить видео). На многолюдной встрече камеры участникам обычно включать не обязательно. Но и это лучше обговорить заранее, чтобы в процессе вдруг кто-то случайно не начал транслировать «видео из кармана», тем самым перетягивая внимание аудитории.
Фото: shutterstock.com
- Предупредите домашних о том, что ближайший час проведёте на онлайн-встрече. Домочадцы на заднем фоне во время важного совещания — распространённая картинка, уже успевшая стать мемом.
Татьяна Баранова
эксперт по практическому этикету
— Иногда дети или домашние животные помогают разрядить обстановку и сделать общение чуть более неформальным. Но к этому должна располагать сама ситуация переговоров. Истерика ребёнка при оглашении принципиальных условий договора или сюсюканье с кошкой может сильно навредить выстраиванию эффективной деловой коммуникации.
- Несмотря на то что встреча проходит в Интернете, приходить на неё нужно вовремя. Кроме того, заранее следует проверить микрофон и камеру. Кстати, по возможности лучше использовать внешний звук (например, микрофон в наушниках) — это улучшит чёткость и избавит от неуместных шумов.
- Не перебивайте собеседников и не говорите одновременно. Нестройный хор голосов может вывести из себя даже самого терпеливого человека. Внимательно прислушивайтесь к рекомендациям модератора и терпеливо ждите свой очереди.
Татьяна Баранова
эксперт по практическому этикету
— На некоторых платформах есть функция «Поднять руку». Так можно дать знать, что у вас есть необходимость высказаться, и при этом не перебивать остальных. Вообще, умение быть хорошим слушателем и приятным собеседником актуально не только при онлайн-общении, но и в повседневной жизни. Если помнить об уважении к собеседнику и его мнению, коммуникации станут максимально эффективными, а общение начнёт приносить гораздо больше удовольствия.
Татьяна Баранова
эксперт по практическому этикету