Как правильно читать электронную почту: 23 совета

Inbox Zero, или «Ноль входящих», — сообщество людей, объединённых идеей сохранять свой почтовый ящик пустым (ну или почти пустым). Это помогает не пропускать важные сообщения и тратить меньше времени на просмотр почты. О том, как это работает и что нужно делать, читайте ниже.

Начните с удаления того, что вам не нужно

Удалите то, что уже не актуально — конечно, если вы уверены, что оно вам больше не пригодится. И нажмите кнопку «сообщить о спаме» на всех сомнительных письмах. Всего два шага — и вы уже на пути к «чистому» ящику.

Заархивируйте сообщения, которые пока не готовы удалить

Если вы уже прочли сообщение, но не уверены, что оно вам больше не нужно, нажмите «заархивировать». Велика вероятность, что оно вам больше не понадобится, но в ином случае вы будете рады, что позаботились о его сохранности.

Удалите сообщения из новостных и развлекательных подписок, если им уже больше недели

Иногда на сообщения из рассылок, на которые мы подписаны «для удовольствия» (блоги, новостные ленты, обновления сайтов), не хватает времени. Многие хранят их в надежде прочесть позже. Но скорее всего, если вы не вернулись к ним через неделю, вы уже не вернётесь к ним никогда.

Отпишитесь от проморассылок, которые вам больше не нужны

Соглашайтесь на рассылки, только если готовы получать их каждый день. Однако если вы снова и снова удаляете или архивируете письма от одной и той же компании, возможно, пора нажать «отписаться».

Используйте сервис для массовой отписки от рассылок

Некоторые сервисы, например Unroll.me, позволяют сразу отказаться от всех рекламных подписок. Если вас интересует какой-то конкретный интернет-магазин, лучше добавьте его сайт в закладки и заходите на него, когда будет такая необходимость. Кроме того, попросите удалить вас из групповых переписок, в которых вы уже не нужны.

Если вам нужно переслать кому-то сообщение, сделайте это сразу, а затем удалите его

Не нужно хранить во входящих то, что не входит в зону вашей ответственности.
Как правильно читать электронную почту: 23 совета. Изображение номер 1
Фото: shutterstock.com

Создавайте столько папок, сколько необходимо

Персонализируйте вашу систему папок. Например, тем, кто путешествует два раза в год, одной папки «путешествия» для хранения ваучеров, авиабилетов и тому подобного, будет достаточно. А если вы летаете в командировки несколько раз в месяц, вам пригодятся отдельные папки для каждой поездки.

Создайте фильтры (правила), по которым письма автоматически будут направляться в нужную папку

Так они не будут засорять «входящие» и отвлекать вас. В настройках можно указать, сообщения от каких отправителей, с какими словами в теме, с каким набором получателей будут направляться в соответствующую папку.

Создайте несколько папок под названием «входящие»

Эта функция доступна тем, кто пользуется GMail. В настройках выберите вкладку «Несколько папок “Входящие”». С помощью этой функции вы сможете, например, ранжировать сообщения по приоритетам, поделив их на «нуждаются в ответе», «ждут чужого ответа», «переслать» и «новости компании». Так вы увидите, на какие письма следует реагировать в первую очередь.

Используйте приложение, которое поможет просматривать все папки списками

Бесплатное приложение, которое работает с почтой Google: Sortd. Оно позволяет рассортировать письма по разным спискам— «сделать», «в процессе» и «сделано». Вы сможете создавать любые категории с любыми названиями.

Избегайте скопления сообщений, проверяя почту в течение дня

Каждый раз, когда вы видите в телефоне уведомления о новых письмах, сразу же удаляйте их, архивируйте, помечайте звёздочкой, чтобы вернуться позже, или отвечайте сразу. И да, очередь, метро, пробка — идеальная возможность проверить папку «входящие».

Определите время, когда будете проверять почту

Например, каждый день день тратьте не больше 30 минут на приведение ящика в порядок. Или определите несколько временных интервалов: 15 минут утром, 15 минут перед обедом и 15 минут после ужина. Так вы не будете без конца отвлекаться на уведомления и сможете сосредоточиться на других задачах.
Как правильно читать электронную почту: 23 совета. Изображение номер 2
Фото: shutterstock.com

Выделите время на еженедельную тщательную чистку почты

Например, в пятницу вечером сядьте и завершите всё, что откладывали и архивировали всю неделю. Это избавит вас от тревоги в понедельник — тревоги, вызванной «заполненным доверху» ящиком.

Сразу реагируйте на письма, ответ на которые займёт не больше одной минуты

Просто сделайте это и забудьте, а не откладывайте на неопределённый срок — иначе можете так к ним и не вернуться.

Помечайте письма, на которые не можете ответить сразу, и выработайте принцип работы с ними

Разные почтовые сервисы дают возможность по-разному помечать важные письма. Если вы спешите и не можете ответить на письмо или для ответа вам нужно получить больше информации, просто отметьте его. Вернитесь к сообщениям «со звёздочками», когда будет больше времени.

Старайтесь отвечать на рабочие письма в течение суток, а на личные — в течение 72 часов

Даже если у вас совсем нет времени, найдите десяток секунд, чтобы напечатать что-то вроде «сейчас, к сожалению, некогда, но вернусь к этому вопросу через день, на следующей неделе, в выходные». И не забудьте пометить это письмо.

Отключайте уведомления и используйте автоответы, когда заняты важным проектом

Когда вам некогда отвлекаться, приостановите работу с почтой, отключив всплывающие уведомления. Можно использовать плагины для почты, например Boomerang для Google. Он приостанавливает работу почтового ящика на время и позволяет настроить автоответ. В него же вы можете добавить «адреса-исключения», с которых вы всё равно хотите получать письма.

Используйте приложения, чтобы временно скрывать письма, которые пока не актуальны

Скажем, через месяц вы планируете сходить на какой-то фестиваль. Но держать письмо с приглашением в ящике весь месяц не нужно. Используя Boomerang, Superhuman, MixMax или Streak, вы можете скрыть сообщения до даты, когда оно снова вам понадобится — за два дня до фестиваля например.
Как правильно читать электронную почту: 23 совета. Изображение номер 3
Фото: shutterstock.com

Используйте те же приложения, чтобы создавать отложенные имейлы

Если вы можете ответить на письмо сейчас, но ответа ждут от вас через неделю, вы можете создать ответ и запланировать время отправки. Так вам не придётся держать сообщение в ящике целую неделю. Кроме того, ставьте напоминания, чтобы не забывать об отложенных сообщениях.

Используйте сервисы для хранения ссылок

Вы сможете сохранять интересные статьи для прочтения в специальных программах, а не в почтовом ящике. Подойдут Evernote или Pocket.

Не используйте почтовый ящик как To-do list

Вместо того чтобы оставлять письма как напоминания о том, что необходимо сделать, сохраняйте задачи в календаре или приложениях для организации дел.

Не зацикливайтесь на нуле, позволяйте себе сохранять немного писем

Поставьте себе границу, допустим 30 писем, и если к концу дня их количество существенно выше, уделите 15 минут тому, чтобы с ними разобраться. Если их меньше, просто расслабьтесь.

Не тратьте время, которое могли бы сохранить, на поддержание Inbox Zero

Не впадайте в крайности и не зацикливайтесь. Система Inbox Zero призвана облегчить вам жизнь, а не сделать из вас маниакального заложника собственной почты. Используйте те техники, которые вам подходят, и не бойтесь внедрять собственные правила и лайфхаки.
Как правильно читать электронную почту: 23 совета. Изображение номер 4
Фото: shutterstock.com
Понравился материал? Поделись —

Реклама The Challenger Classified

Вопросы

NEW

Популярные

Новые

Вопросы по темам:

Challenger в лентах

 

Сделаем так, чтобы вы не пропустили ни одного важного материала и всегда оставались в форме.

Вам будет интересно

Читайте также

5 бесплатных приложений, которые поднимут вам настроение
Кто-то в конце рабочего дня решительно отключает телефон — бездонный источник информации (а порой и информационного мусора). Но не стоит торопиться. Существуют мобильные приложения, способные помочь вам расслабиться, отдохнуть и даже выспаться.
Рецепт дня: полента с креветками и томатами
Полента — классная альтернатива гречке или рису. Сегодня мы расскажем, как приготовить эту кукурузную крупу вместе с морепродуктами и овощами. Получится очень нежно, вкусно и полезно.
Аппендицит: чем опасен и как не пропустить симптомы
Аппендицит — довольно распространённое состояние. Ему подвержены люди любого возраста: от грудных младенцев до стариков. Вместе с хирургом и главным врачом клиник «Медцентр "Здоровье"» Олегом Антоновым расскажем, как распознать заболевание и чем грозит позднее обращение к врачу.
5 утренних привычек генерального директора Googlе, которые позволяют ему оставаться продуктивным
В подчинении Сундара Пичаи, генерального директора Google, 85 тысяч сотрудников на пяти континентах. Рассказываем, как проводит утро СЕО второй по стоимости компании мира, чтобы день складывался продуктивно.
3 рецепта блюд с Октоберфеста
Свиной шницель, брецели и суп из квашеной капусты — именно такие традиционные немецкие блюда подают на Октоберфесте. Приготовьте их по нашим рецептам — получится не хуже, чем в Германии.
От Сандунов до офуро — учимся различать разные виды бань
Предвкушая холодную зиму (которая часто начинается уже в октябре), строим разнообразные планы на отопительный сезон, а именно — разбираемся, чем баня отличается от сауны и куда лучше пойти, чтобы по-настоящему отдохнуть и согреться.
Огненный плей-лист для долгой пробежки
50 минут музыки для ценителей взрывного инди и альтернативы. Вставляйте наушники и выходите на пробежку.
Рецепт дня: горячие сэндвичи с сыром и брокколи
Лето закончилось, но сезон сэндвичей продолжается круглый год. Осенний вариант — горячие сытные бутерброды с чеддером и брокколи.
Идеальный бокал для вина: миф или необходимость
Неправильно подобранный бокал для вина может не только не раскрыть его вкус, но и испортить напиток. Поэтому мы попросили президента Московской ассоциации сомелье Евгения Богданова ознакомить нас с правилами выбора винных бокалов.
В Битцевском лесу пройдёт благотворительный забег «Добрый грязный трейл»
Спортивное событие, организованное фондом «Синдром любви» в рамках проекта «Спорт во благо», в четвёртый раз состоится 27 октября.
Как подготовиться к полумарафону за 7 недель
Автор The Challenger Юля Широчкина чуть больше чем через месяц будет стараться пробежать первый для себя полумарафон — и не где-то, а на красивейшем озере Гарда. И этот текст о том, как решиться на такую цель и как спустя несколько лет бега учиться делать это правильно.
На территории дизайн-завода Flacon пройдёт осенняя ярмарка итальянских продуктов
Ежегодное событие от команды Italian Week Festival состоится с 26 по 28 октября.
3 несложных рецепта супов от шеф-поваров
Классическая куриная лапша, нежный крем-суп из шампиньонов и азиатский рамен с уткой — шеф-повара трёх московских ресторанов делятся рецептами очень вкусных (и при этом несложных в приготовлении) блюд к обеду.
В Москве пройдёт 12-часовой благотворительный забег «1 000 километров любви»
Четырнадцатого октября фонд при Детской городской клинической больнице № 9 им. Г. Н. Сперанского и команда RTeam проведут забег в поддержку ожогового центра.
«Душа как такового на МКС нет». Как тренируются космонавты
Герой России, летчик-космонавт Анатолий Иванишин о том, как исполнить свою мечту, если не всё получается с первого раза (спойлер — нужно попробовать ещё раз), и о том, как заниматься спортом в космосе.
Партнерский материал
с образовательным проектом «Таглит»
Тест: насколько хорошо вы разбираетесь в израильской кухне
Израильская кухня, без преувеличения, подходит всем — вегетарианцам, мясоедам, любителям десертов и поклонникам ЗОЖ. Вместе с образовательным проектом «Таглит» мы составили тест на знание израильской кухни. Его пройдут только влюблённые — влюблённые в Израиль и самую вкусную еду.
Банки от Red Bull, брокколи и гирлянды: зачем датский фотограф делает из этого обувь
Николай Бейер — фотограф из Дании — ведёт инстаграм, в котором выкладывает обувь, сделанную из самых сумасшедших материалов. Странно, но круто!
Сделай потише: портится ли слух, если слушать громкую музыку
Мы попросили врача-оториноларинголога клиники «Рассвет» Алёну Маас рассказать, как громкая музыка влияет на слух, сколько времени в день можно проводить в наушниках и при каком уровне звука можно оглохнуть.
Рецепт дня: запечённая тыква с корицей и пеканом
Горячая пряная тыква может быть не только основным блюдом, но и десертом — мы проверили.
Где сделать в Сочи самые красивые фотографии: 7 мест
Крупнейший зимний фестиваль Rosafest пройдёт на курорте Розе Хутор с 26 января по 2 февраля. Гости фестиваля смогут кататься на склонах, участвовать в квестах и отдыхать на вечеринках. Чтобы вам было чем заняться в перерывах, мы собрали лучшие места в Сочи и его окрестностях, где можно сделать классные фото.
Глазные инфекции: виды, симптомы, лечение
Жжение, слезоточивость и сухость в глазах — эти симптомы могут говорить не только о том, что глаза устали, но и о возможных инфекциях. Заведующая отделением высокотехнологичных методов исследования детской глазной клиники «Ясный взор» Сати Агагулян рассказывает, почему эти инфекции возникают и как их лечить.
2 рецепта азиатских боулов с мясом
Продолжаем признаваться в любви к боулам — сытным блюдам, сочетающим в одной большой миске овощи, крупы, мясо, рыбу и морепродукты. В этот раз исследуем азиатскую кухню и рассказываем, как приготовить говядину с рисом по-корейски и митболы с киноа по-вьетнамски.
В Москве пройдёт десятый танцевальный фестиваль Respect My Talent
Лучшие танцоры России, гости из Европы и известные хореографы из Штатов и Японии соберутся в столице с 19 по 21 октября.
porta. dolor mattis felis id risus facilisis