Как правильно читать электронную почту: 23 совета

Inbox Zero, или «Ноль входящих», — сообщество людей, объединённых идеей сохранять свой почтовый ящик пустым (ну или почти пустым). Это помогает не пропускать важные сообщения и тратить меньше времени на просмотр почты. О том, как это работает и что нужно делать, читайте ниже.

Начните с удаления того, что вам не нужно

Удалите то, что уже не актуально — конечно, если вы уверены, что оно вам больше не пригодится. И нажмите кнопку «сообщить о спаме» на всех сомнительных письмах. Всего два шага — и вы уже на пути к «чистому» ящику.

Заархивируйте сообщения, которые пока не готовы удалить

Если вы уже прочли сообщение, но не уверены, что оно вам больше не нужно, нажмите «заархивировать». Велика вероятность, что оно вам больше не понадобится, но в ином случае вы будете рады, что позаботились о его сохранности.

Удалите сообщения из новостных и развлекательных подписок, если им уже больше недели

Иногда на сообщения из рассылок, на которые мы подписаны «для удовольствия» (блоги, новостные ленты, обновления сайтов), не хватает времени. Многие хранят их в надежде прочесть позже. Но скорее всего, если вы не вернулись к ним через неделю, вы уже не вернётесь к ним никогда.

Отпишитесь от проморассылок, которые вам больше не нужны

Соглашайтесь на рассылки, только если готовы получать их каждый день. Однако если вы снова и снова удаляете или архивируете письма от одной и той же компании, возможно, пора нажать «отписаться».

Используйте сервис для массовой отписки от рассылок

Некоторые сервисы, например Unroll.me, позволяют сразу отказаться от всех рекламных подписок. Если вас интересует какой-то конкретный интернет-магазин, лучше добавьте его сайт в закладки и заходите на него, когда будет такая необходимость. Кроме того, попросите удалить вас из групповых переписок, в которых вы уже не нужны.

Если вам нужно переслать кому-то сообщение, сделайте это сразу, а затем удалите его

Не нужно хранить во входящих то, что не входит в зону вашей ответственности.
Как правильно читать электронную почту: 23 совета. Изображение номер 1
Фото: shutterstock.com

Создавайте столько папок, сколько необходимо

Персонализируйте вашу систему папок. Например, тем, кто путешествует два раза в год, одной папки «путешествия» для хранения ваучеров, авиабилетов и тому подобного, будет достаточно. А если вы летаете в командировки несколько раз в месяц, вам пригодятся отдельные папки для каждой поездки.

Создайте фильтры (правила), по которым письма автоматически будут направляться в нужную папку

Так они не будут засорять «входящие» и отвлекать вас. В настройках можно указать, сообщения от каких отправителей, с какими словами в теме, с каким набором получателей будут направляться в соответствующую папку.

Создайте несколько папок под названием «входящие»

Эта функция доступна тем, кто пользуется GMail. В настройках выберите вкладку «Несколько папок “Входящие”». С помощью этой функции вы сможете, например, ранжировать сообщения по приоритетам, поделив их на «нуждаются в ответе», «ждут чужого ответа», «переслать» и «новости компании». Так вы увидите, на какие письма следует реагировать в первую очередь.

Используйте приложение, которое поможет просматривать все папки списками

Бесплатное приложение, которое работает с почтой Google: Sortd. Оно позволяет рассортировать письма по разным спискам— «сделать», «в процессе» и «сделано». Вы сможете создавать любые категории с любыми названиями.

Избегайте скопления сообщений, проверяя почту в течение дня

Каждый раз, когда вы видите в телефоне уведомления о новых письмах, сразу же удаляйте их, архивируйте, помечайте звёздочкой, чтобы вернуться позже, или отвечайте сразу. И да, очередь, метро, пробка — идеальная возможность проверить папку «входящие».

Определите время, когда будете проверять почту

Например, каждый день день тратьте не больше 30 минут на приведение ящика в порядок. Или определите несколько временных интервалов: 15 минут утром, 15 минут перед обедом и 15 минут после ужина. Так вы не будете без конца отвлекаться на уведомления и сможете сосредоточиться на других задачах.
Как правильно читать электронную почту: 23 совета. Изображение номер 2
Фото: shutterstock.com

Выделите время на еженедельную тщательную чистку почты

Например, в пятницу вечером сядьте и завершите всё, что откладывали и архивировали всю неделю. Это избавит вас от тревоги в понедельник — тревоги, вызванной «заполненным доверху» ящиком.

Сразу реагируйте на письма, ответ на которые займёт не больше одной минуты

Просто сделайте это и забудьте, а не откладывайте на неопределённый срок — иначе можете так к ним и не вернуться.

Помечайте письма, на которые не можете ответить сразу, и выработайте принцип работы с ними

Разные почтовые сервисы дают возможность по-разному помечать важные письма. Если вы спешите и не можете ответить на письмо или для ответа вам нужно получить больше информации, просто отметьте его. Вернитесь к сообщениям «со звёздочками», когда будет больше времени.

Старайтесь отвечать на рабочие письма в течение суток, а на личные — в течение 72 часов

Даже если у вас совсем нет времени, найдите десяток секунд, чтобы напечатать что-то вроде «сейчас, к сожалению, некогда, но вернусь к этому вопросу через день, на следующей неделе, в выходные». И не забудьте пометить это письмо.

Отключайте уведомления и используйте автоответы, когда заняты важным проектом

Когда вам некогда отвлекаться, приостановите работу с почтой, отключив всплывающие уведомления. Можно использовать плагины для почты, например Boomerang для Google. Он приостанавливает работу почтового ящика на время и позволяет настроить автоответ. В него же вы можете добавить «адреса-исключения», с которых вы всё равно хотите получать письма.

Используйте приложения, чтобы временно скрывать письма, которые пока не актуальны

Скажем, через месяц вы планируете сходить на какой-то фестиваль. Но держать письмо с приглашением в ящике весь месяц не нужно. Используя Boomerang, Superhuman, MixMax или Streak, вы можете скрыть сообщения до даты, когда оно снова вам понадобится — за два дня до фестиваля например.
Как правильно читать электронную почту: 23 совета. Изображение номер 3
Фото: shutterstock.com

Используйте те же приложения, чтобы создавать отложенные имейлы

Если вы можете ответить на письмо сейчас, но ответа ждут от вас через неделю, вы можете создать ответ и запланировать время отправки. Так вам не придётся держать сообщение в ящике целую неделю. Кроме того, ставьте напоминания, чтобы не забывать об отложенных сообщениях.

Используйте сервисы для хранения ссылок

Вы сможете сохранять интересные статьи для прочтения в специальных программах, а не в почтовом ящике. Подойдут Evernote или Pocket.

Не используйте почтовый ящик как To-do list

Вместо того чтобы оставлять письма как напоминания о том, что необходимо сделать, сохраняйте задачи в календаре или приложениях для организации дел.

Не зацикливайтесь на нуле, позволяйте себе сохранять немного писем

Поставьте себе границу, допустим 30 писем, и если к концу дня их количество существенно выше, уделите 15 минут тому, чтобы с ними разобраться. Если их меньше, просто расслабьтесь.

Не тратьте время, которое могли бы сохранить, на поддержание Inbox Zero

Не впадайте в крайности и не зацикливайтесь. Система Inbox Zero призвана облегчить вам жизнь, а не сделать из вас маниакального заложника собственной почты. Используйте те техники, которые вам подходят, и не бойтесь внедрять собственные правила и лайфхаки.
Как правильно читать электронную почту: 23 совета. Изображение номер 4
Фото: shutterstock.com
Понравился материал? Поделись —

Реклама The Challenger Classified

Вопросы

NEW

Популярные

Новые

Вопросы по темам:

Challenger в лентах

 

Сделаем так, чтобы вы не пропустили ни одного важного материала и всегда оставались в форме.

Вам будет интересно

Читайте также

2 рецепта на ужин с помидорами и сыром
Помидоры и сыр — идеальная пара, которая отлично дополнит практически любое блюдо. Мы выбрали два — лёгкую пасту с бурратой и необычный томатный пирог с фетой.
5 упражнений, которые нужно делать перед любой тренировкой
Планируете длинную поездку на велосипеде? Не теряйте времени и разомнитесь прямо на пути к старту. Вместе с Mitsubishi Eclipse Cross и ребятами из «Бег вреден» мы придумали пять упражнений, которые не требуют специального оборудования. Автомобиль — вот ваше специальное оборудование.
Рецепт дня: салат из киноа с ягодами
Киноа — лёгкое и сытное дополнение к любому салату. Добавьте к этой полезной крупе любимые ягоды, листики мяты и немного сока лайма, чтобы получилась освежающая летняя закуска.
Партнерский материал
с Bosch
Как правильно хранить продукты в холодильнике
Покупать продукты в магазине, а потом перекладывать их из пакета в холодильник — обычное дело. Но даже к этому процессу можно подойти более осознанно, чтобы продукты дольше сохраняли свои питательные свойства и свежесть. Вместе с немецкой компанией Bosch рассказываем, какие продукты куда класть в холодильнике.
Полина Сорокина, директор школы в деревне Сардаял: «Кажется, что вся страна повернулась к нам лицом»
Директор школы Полина Владимировна принимает активное участие в жизни родного края. У неё появилась новая цель — сделать так, чтобы о деревне Сардаял узнала вся Россия. Поэтому и помогла организовать фестиваль «Кружок», который пройдёт там с 24 по 26 августа. Почему это важно для деревни — в её монологе.
3 безалкогольных рецепта популярных коктейлей
Какая летняя вечеринка без коктейлей? Сегодня мы расскажем, как приготовить мохито, сангрию и пунш, но без алкоголя — подойдёт и для встречи с друзьями, и для семейных посиделок, и даже для детского праздника.
Как выбрать хорошее вино — в магазине и в ресторане
Многотомные винные карты, бесконечные полки супермаркетов — неискушённому любителю вина разобраться в этом многообразии совсем непросто. Президент Московской ассоциации сомелье Евгений Богданов поделился советами, которые точно облегчат выбор вина к ужину.
2 простых рецепта с вишней на завтрак
Сделайте свой завтрак ещё полезнее и вкуснее, добавив сочную спелую вишню в утреннюю кашу или в лёгкий салат. С рецептами, как всегда, поможем!
Студия Five Concept Fitness проведёт Summer End Party
30 августа гости Five Concept Fitness будут тренироваться и одновременно с этим провожать лето. Спортивная вечеринка займёт территорию фитнес-студии и бизнес-квартала «Арма».
Burn вновь представит тематическую зону на фестивале Faces&Laces
Главная российская выставка, посвящённая уличной культуре, пройдёт 18 и 19 августа в Парке Горького.
8 причин, почему быть «совой» вредно для здоровья
Ложиться спать глубокой ночью и просыпаться после полудня не только опрометчиво (особенно если вы хотите быть вовлечённым в социальную жизнь), но ещё и очень вредно. Ниже — список причин, почему всё-таки стоит пересмотреть свои привычки и лечь спать пораньше.
6 открытых бассейнов Москвы
Лето в столице выдалось по-настоящему жарким, местами даже тропическим. Рассказываем, где можно позагорать, искупаться и даже устроить pool-party. Самые классные открытые бассейны Москвы — в этом материале.
Владимир Волошин планирует преодолеть десятикратный триатлон за 150 часов
Бизнесмен и сооснователь проектов IRONSTAR и ROSA RUN выйдет на старт десятикратного триатлона Swissultra DECA общей длиной 2 260 км, который пройдёт в швейцарском Буксе с 20 по 29 августа.
Суп дня: зелёный минестроне
Простой способ съесть сразу много полезной зелени — приготовить суп минестроне по нашему рецепту. Вместо классических разноцветных овощей здесь отлично сочетаются несколько видов капусты, цукини, шпинат и молодой горошек.
В Волоколамске пройдёт велозаезд серии Gran Fondo Russia
Очередной российский этап самого известного и популярного в мире шоссейного велозаезда, объединяющего профессионалов и любителей, состоится 2 сентября.
В Никола-Ленивце пройдёт фестиваль музыки и архитектуры Signal
Музыкальное событие состоится с 16 по 19 августа на территории национального парка «Угра». На четырёх сценах выступят более семидесяти музыкантов.
8 красивейших мест для велопрогулки
Съезжая по извилистым холмам, а может просто колеся по городским улицам, вы обязательно откроете для себя места, которые вряд ли бы обнаружили, гуляя пешком. Некоторые трассы проходят через такие сумасшедшие виды, что о них невозможно молчать. Мы подобрали восемь захватывающих дух велодистанций.
Datsun запустил всероссийский конкурс по уличной атлетике «Столица силы»
Основной этап турнира пройдёт до 9 ноября. Каждый желающий может принять участие в конкурсе и помочь выиграть своему городу.
Тренеры Джессики Альбы, Хлои Кардашьян, Дженнифер Лопес и Софии Вергары о главных фитнес-секретах звёздных клиенток
Безупречный внешний вид актрис и моделей — результат упорных тренировок. Фитнес-тренеры голливудских красавиц рассказали о звёздных клиентках, сложностях своей работы и о главных отличиях знаменитостей от простых людей.
В Москве пройдёт фестиваль сёрфинг-культуры Locals Only
Сезон летних фестивалей в столице завершится 25 и 26 августа спортивно-музыкальным событием в Крылатском.
Как приготовить йогурт без молока
Если вы отказались от молочных продуктов, но очень любите йогурты, мы знаем, как вам помочь. Приготовьте их из кокосового молока или кешью: они получаются не менее вкусными и к тому же содержат полезные пробиотики. И ещё один плюс — для этих рецептов не потребуется йогуртница.
В парках Москвы и Подмосковья пройдёт забег имени Харуки Мураками
«Литературный» забег, организованный издательством «Эксмо» и беговым сообществом parkrun, состоится 18 августа.
Где плавать в Москве. Лучшее место и 5 упражнений, которые помогут хорошо размяться
Пока погода позволяет, отправляйтесь тренироваться на открытой воде (или просто плавать). Вместе с Mitsubishi Eclipse Cross и ребятами из «Бег вреден» мы нашли лучшее для этого место. А перед тренировкой не забудьте про разминку — в этом материале вы найдёте пять отличных упражнений, которые не займут много времени.
Praesent Aliquam consequat. felis ultricies mattis accumsan commodo Sed quis ut