Как создать условия для продуктивной работы: советы предпринимателя из Кремниевой долины

• Сидеть в удобной позе (купите эргономичный удобный стул правильной высоты, чтобы не сутулиться).
• Регулярно вставать (каждые час-полтора, можно привязать к перерыву между спринтами-помидорками).
• Часть работы делать в движении (телефонные звонки, которые не требуют использования компьютера, я совершаю на прогулке).

На что стоит прежде всего обратить внимание при организации рабочего места?

• Стул. Высота сиденья стула должна регулироваться так, чтобы ваши ступни были на полу (при необходимости установите подставку под ноги), а колени образовывали прямой угол. Если сиденье слишком глубокое и таз не фиксируется и съезжает вперёд, мы вынуждены сидеть на краю в позе банана. Оптимально, чтобы между областью под коленом и краем сиденья оставалось 5—10 см. Форма спинки стула должна поддерживать спину в естественном положении. Естественное положение — это не прямая линия: у спины есть небольшой изгиб в поясничном отделе — такой же изгиб должен быть у стула.
• Стоять/сидеть. Столы, за которыми можно и сидеть, и стоять, — отличное решение. Мне нравится во время работы чередовать «стоячие» и «сидячие» помидорки.
• Расположение экрана. Если вы работаете на ноутбуке, для него нужна подставка, чтобы верхняя кромка экрана была на уровне глаз. Если экран находится ниже и вам приходится смотреть на него сверху вниз, начнутся проблемы с шеей и головные боли. Экран должен находиться на расстоянии вытянутой руки под небольшим углом.

• Правильное освещение. Мы уже говорили о роли света в циркадном ритме. Естественное освещение регулирует настроение и увеличивает эффективность работы. Передвиньте стол к окну (важно, чтобы экран не бликовал при этом!) или включите лампу дневного света. Температура освещения очень важна. Холодный свет бодрит и мобилизует, а тёплый, напротив, расслабляет.
• Комфортная температура. Оптимальная температура для работы, согласно исследованию Хельсинкского технологического университета, составляет 22 °C, причём женщинам, поскольку их метаболизм отличается от мужского, комфортнее при температуре на 2–3 градуса выше.
• Комнатные растения. Есть несколько любопытных исследований о том, как живые цветы влияют на эмоции, креативность и внимание. Homо sapiens привык жить в окружении природы, а не бетонных стен. Согласно исследованиям Texas A&M University, небольшой цветок в горшке или букет свежих цветов помогут гармонизировать эмоции, сделают вас креативнее и внимательнее.
• Фоновая музыка. Посторонние звуки мешают директору в нашем мозге удерживать фокус внимания. Самое простое средство решить проблему — купить наушники с активным шумоподавлением. Для концентрации внимания я предпочитаю работать в тишине, а во время творческой работы и мозгового штурма включаю классическую музыку (например, концерт для фортепиано с оркестром Моцарта прекрасно подходит для этого). Ещё вариант — использовать приложения вроде Brain.fm. Мелодии в этом сервисе созданы при помощи алгоритмов искусственного интеллекта в коллаборации с нейробиологами.

В идеальном сценарии это отдельная комната, куда вы приходите только в рабочее время, закрываете за собой дверь и приступаете к делам.

Если возможности устроить домашний офис в отдельной комнате у вас нет, воспользуйтесь разделителями для комнат и ширмами, чтобы разграничить личное и рабочее пространства.

Никогда не работайте в постели. Может показаться, что это уютное местечко подходит не только для отдыха, но и для решения рабочих вопросов. Это ошибка. Окружающее пространство формирует для нашего мозга контекст. Рабочее пространство задаёт рабочий контекст, и тогда срабатывает триггер «фокусироваться». Пространство для отдыха создаёт контекст для восстановления, и в дело вступает триггер «расслабляться».

Ваш внешний вид — дополнительный триггер для мозга. Перед началом рабочего дня приведите себя в порядок, переоденьтесь из пижамы в более подходящую одежду.

Смешение контекстов приводит и к падению эффективности рабочих процессов, и к снижению качества отдыха.

Творческий беспорядок — это миф. Творческий процесс напрямую связан с ясностью мышления и ментальным пространством, в котором могут возникать новые идеи. Любые отвлекающие факторы, включая беспорядок на столе, этому мешают, а не способствуют.

Принцип простой: на столе должно быть только то, что помогает решить текущую задачу. Все остальные документы, книги, бумаги лучше убрать.

Это же правило касается виртуального рабочего стола. Порядок стоит навести и там: убрать миллион ярлыков, закрыть ненужные приложения и вкладки браузера, упорядочить документы.

Вот несколько подходов для организации файлов и заметок:

• Иерархия папок. Выстройте логичную и простую иерархию папок на компьютере. Используйте не более трёх уровней вложений — это упростит работу и организацию файлов (в случае чего всегда можно воспользоваться поиском). Например: Рабочие > Бухгалтерия > Налоги. Или: Личные > Карьера > Резюме.
• Архивные папки. Дополнительно для старых документов в каждой категории создайте папку «Архив», куда будете переносить неактуальные материалы.
• Имена файлов. Давайте файлам конкретные имена. Для нескольких версий одного документа вместо «Имя_Файла_ копия» используйте формат «ГГГГММДД-Имя_Файла». Это облегчит поиск нужной версии при сортировке по алфавиту.
• Резервное копирование. Обязательно. Обязательно! Обязательно делайте резервную копию всех важных документов. Настройка Dropbox, Google Drive, iCloud или любого другого облачного хранилища займёт всего полчаса, но сэкономит километры нервов.
• Организация заметок. Все заметки, как и задачи, должны храниться строго в одном месте. Используйте Evernote, Microsoft OneNote или стандартное приложение «Заметки на iOS». Во всех этих инструментах есть спасительная функция OCR (optical character recognition — оптическое распознавание символов). Смысл её в том, что вы фотографируете рукописные заметки, система распознает текст — и в дальнейшем по нему можно будет делать поиск. Плюс — заметки можно надиктовывать прямо на ходу.

В том, что касается вещей, которые нас окружают, мне близка философия Мари Кондо. Раз в квартал я перебираю одежду, книги, документы, посуду и домашнюю утварь, оставляя только то, что служит мне и радует меня, а не пылится на полках. После такой генеральной уборки возникает ощущение свободы и желание идти к новым целям.

Отказ от старого — естественный процесс. Для меня полезной метафорой здесь является дыхание. Мы не можем бесконечно долго вдыхать (вбирать в свою жизнь всё новое ещё и ещё): рано или поздно нужно сделать выдох (отпустить то, что больше нам не служит).

Идея избавления от всего лишнего касается не только вещей в доме. Например, иногда полезно отпускать людей, если ваши дороги разошлись, или отказаться от бизнес-идеи, которая в ходе тестирования показала свою несостоятельность. Держаться за старое — значит блокировать возможности для нового.

• Обустройте комфортное рабочее место. Приобретите эргономичный стул с поддержкой поясницы. Подберите высоту стола и расположение монитора, чтобы не сутулиться.
• Обеспечьте правильное освещение на своём рабочем месте. Окружите себя живыми растениями. Следите, чтобы температура воздуха была комфортной. Используйте музыку для вдохновения и концентрации.
• Работая удалённо, организуйте дома отдельное «офисное» пространство. Не смешивайте контексты и никогда не решайте деловые вопросы в постели. Это негативно скажется на продуктивности и качестве отдыха.
• Творческий беспорядок — миф. Держите на рабочем столе только то, что необходимо для решения текущей задачи. Наведите порядок в компьютере: систематизируйте ярлыки, папки, файлы, заметки.
• Раз в квартал избавляйтесь от вещей, которые больше вам не служат и не приносят радости. Не забывайте про принцип дыхания: освобождение от старого откроет возможности для нового».